Система управления автопарком, автохозяйством (Fleet management system, FMS) предназначена для автоматизации управления транспортом, как в автотранспортных предприятиях, так и в транспортных подразделениях компаний. FMS обеспечивает комплексную поддержку бизнес-процессов, позволяет получать и использовать информацию, необходимую для принятия управленческих решений и обеспечения учета деятельности предприятия.

 

 

1.Модуль диспетчеризации. Предназначен для оформления заказов на транспортные средства, распределения их по автомобилям. Заказы могут приниматься как от сторонних заказчиков, так и от внутренних подразделений предприятия. Графический интерфейс позволяет группировать заказы по регионам доставки, текущему состоянию и распределять заказы по «свободным» транспортным средствам.

 

2. Модуль учета перевозок позволяет вести учет путевых листов (международного путевого листа, путевых листов грузового или легкового автомобилей). Решение дает возможность выписывать путевые листы различными способами: формировать новый путевой лист вручную или на основании заказа на транспортное средство, или на основании маршрутного листа, а также формировать список путевых листов с помощью «пакетной» выписки. При заполнении нового путевого листа программа автоматически переносит остатки топлива и показания спидометра из предыдущего путевого листа. Расписание работы автомобиля устанавливается согласно выбранному справочнику режимов работы или заполняется (по умолчанию) из учетной политики организации. Фамилии водителей «подставляются» в путевые листы в соответствии с составами экипажей и графиками работы. При выписке путевых листов программа проверяет, является ли каждый автомобиль пригодным к эксплуатации по различным параметрам: отсутствие регистрационных документов с истекшим сроком действия (талон технического осмотра, страховой полис и т.д.), отсутствие приближающегося планового технического осмотра и т.п. Диспетчер может просмотреть предварительно созданные путевые листы, при необходимости внести изменения и отклонения, сохранить и распечатать как общий список путевых листов, так и отдельные выбранные путевые листы.

 

В программе реализованы следующие отчеты по работе автомобилей:

 

3. Модуль плановых технических осмотров. Основные функции модуля: контроль документов (талоны техосмотра, страховые полисы и т.д.); контроль сроков планового технического обслуживания и замены шин; учет дорожно-транспортных происшествий и страховых случаев.

 

4. Модуль учета работы водителей. Программа позволяет вести учет отработанного времени водителей, формировать табель учета рабочего времени, выполнять начисления заработной платы по путевым листам. Также есть возможность вести учет наличия у водителя, который планируется в рейс, непросроченной медицинской справки. В модуле реализованы различные способы расчета заработной платы водителей: сдельная оплата труда, % от выручки, постоянная доплата, фиксированная сумма. Сдельные тарифы можно настраивать для любого параметра выработки. Использование фильтров позволяет ограничивать действия тарифов для отдельных автомобилей, моделей, маршрутов, контрагентов. Для крупных организаций будет удобно объединить тарифы в тарифные планы, что существенно облегчает работу по настройке и сопровождению тарифов.

 

5. Модуль учета ГСМ. Программа позволяет вести учет поступления, выдачи и расхода горюче-смазочных материалов. Поступление и выдача горючего может осуществляться различными способами: приобретение за наличные; выдача по талонам; приобретение по картам безналичной оплаты; выдача со склада предприятия; приобретение у стороннего поставщика. Для случаев приобретения топлива по документам, без указания стоимости на момент заправки, программа позволяет автоматически установить стоимость топлива по выбранным заправкам за произвольный период после получения соответствующих документов от поставщика ГСМ. Решение FMS позволяет вести учет расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством оборудования и прицепов; для различных видов топлива. В регионах с часто меняющимися сезонными температурами актуально иметь таблицы зависимости нормативов расхода ГСМ от температуры, которые значительно облегчают работу при выписке путевых листов и построении соответствующих отчетов.

 

В программе реализованы следующие отчеты по движению ГСМ:

 

6. Модуль управления ремонтами. Модуль предназначен для учета планирования технического обслуживания и выполненных ремонтов, контроля расходования запасных частей. Настройка планового технического обслуживания может быть выполнена как по различным параметрам выработки (пробег, наработка в моточасах и т.д.), так и по заданной календарной периодичности. В программе предусмотрены возможности учета выполнения ремонтов, как на собственной ремонтной зоне, так и в сторонних автосервисах.

 

7. Модуль взаиморасчетов. Функциональное назначение модуля - настройка справочников прейскурантов и тарифов, формирование счетов и актов за транспортные услуги. Расчет стоимости услуг ведется для товарно-транспортных документов, которые вводятся на основании путевых листов. Стоимость может быть рассчитана как автоматически по тарифам, так и введена вручную произвольной суммой. На основании товарно-транспортных документов специальной обработкой за любой период можно сформировать акты и счета. В дополнении к типовым печатным формам этих документов, в программе предусмотрена печать детального реестра счетов.

 

8. Модуль учета затрат. Программа позволяет вести учет затрат в разрезе автомобилей, статей затрат, контрагентов и подразделений. Прямые затраты распределяются на основании данных путевых листов, ремонтных листов, заправок ГСМ. Косвенные затраты могут распределяться по следующим правилам: поровну между всеми автомобилями; пропорционально какому-либо параметру выработки (например, пробегу, времени в работе и т.д.) или пропорционально балансовой стоимости автомобилей.

 

9. Модуль планирования. Предназначен для широкого аналитического планирования и анализа основных видов деятельности предприятия: ввод в систему и хранение данных по предполагаемым объемам работ транспортного средства; формирование планов работы транспортного средства и т.д.

 

10. Модуль CRM. Подсистема CRM предназначена для работы с клиентами (с электронными письмами, событиями, напоминаниями). Она позволяет пользователю отслеживать информацию о событиях, в которых он участвует, получать напоминания и электронные письма, а так же уведомлять других пользователей о событиях, в которых они участвуют, создавать напоминания и электронные письма для других пользователей.